راهنمای صدور فاکتور آنلاین از درگاه پرداخت

فاکتور آنلاین چیست و چگونه از درگاه پرداخت فاکتور آنلاین بگیریم؟

تقریباً همه مشاغل نیاز به خرید کالا یا استفاده از خدمات کسب و کار دیگری دارند. در صورتی که چنین معامله‌ای رخ دهد، تراکنش آن نهایی و پرداخت انجام شود، باید فاکتور آنلاین صادر گردد. اگر خریدار هستید باید فاکتور آنلاین را دریافت، و اگر فروشنده هستید باید آن را صادر کنید. اما مگر می‌توان با تراکنش از طریق درگاه پرداخت، فاکتور آنلاین صادر یا دریافت کرد؟ فاکتور آنلاین را می‌توان به عنوان رسید پرداخت آنلاین، یا به عبارت ساده‌تر، رسید تراکنش در نظر گرفت. رسید تراکنش، سند خرید است.

امروز می‌خواهیم به موضوع «فاکتور آنلاین» بپردازیم. در این مقاله به این سؤال‌ها پاسخ می‌دهیم که «فاکتور آنلاین چیست؟» و «چگونه می‌توانیم از درگاه پرداخت، فاکتور آنلاین بگیریم؟» همچنین مواردی همچون چرا صدور رسید پرداخت آنلاین مهم است، و چه نوع جزئیاتی را باید هنگام ساخت الگوی فاکتور آنلاین لحاظ کنید، با هم بررسی می‌کنیم.

فاکتور آنلاین چیست؟

فاکتور آنلاین و رسید پرداخت آنلاین اسنادی هستند که پس از پرداخت برای معامله کالا یا خرید خدمات، از سوی یک کسب و کار (فروشنده) برای مشتری شخصی یا یک کسب و کار دیگر (خریدار) صادر می‌شوند. در واقع فاکتور آنلاین سندی است که اثبات می‌کند مشتری تمام وجه معامله، یا بخشی از آن را، پرداخت کرده است. همچنین فاکتور آنلاین می‌تواند به تفکیک برای واریز یا پرداخت جزئی به ازای کالاها یا خدمات صادر گردد.

همانطور که در فرایند خرید حضوری، فروشنده، کالاها یا خدمات خریداری شده را برای مشتری فاکتور می‌کند، در خرید آنلاین و پرداخت از طریق درگاه پرداخت اینترنتی هم پس از تکمیل تراکنش، برای خریدار فاکتور آنلاین صادر می‌شود. این فاکتور آنلاین که حکم رسید پرداخت را هم دارد، از راه‌های گوناگونی برای مشتری فرستاده می‌شود که در بخش بعد آن را توضیح خواهیم داد.

فاکتور آنلاین چرا مهم است؟

فاکتور پرداخت آنلاین هم می‌تواند برای فروشنده مفید باشد و هم برای خریدار. دلایل گوناگونی وجود دارد که نشان می‌دهد فاکتور آنلاین برای هر دو طرف تراکنش اهمیت دارد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت فاکتور آنلاین خواهیم پرداخت.

کسب و کار

ثبت تمام رسیدهای پرداخت برای اهداف حسابداری در هر کسب و کاری مهم است. فاکتور آنلاین می‌تواند به عنوان سابقه از تمام خریدهای تجاری انجام شده در طول یک سال مالیاتی معین و بعد از آن ثبت شود.

وقتی زمان تسلیم اظهارنامه مالیاتی فرا می‌رسد، می‌توان کل دریافتی حاصل از خریدهای تجاری را محاسبه کرد و در عین حال اطمینان داشت که بنا به درخواست مقامات مالیاتی مربوطه، می‌توان مدارکی دال بر هرگونه ادعایی نسبت به کسر مالیات را (حوزه قضایی) ارائه داد.

مشتری

فاکتور آنلاینی که فروشنده صادر می‌کند می‌تواند از جنبه‌های گوناگونی برای خریدار مفید باشد. اگر بسته به شرایط فروش و یا سایر عوامل، خریدار بخواهد کالای خود را پس بفرستد یا تعویض کند، بازپرداخت وجه معامله یا تعویض کالا با ارائه فاکتور آنلاین بسیار آسان‌تر خواهد بود. برای اهداف گارانتی تعویض یا تعمیر، اگر محصول خرداری شده هنوز مشمول شرایط گارانتی باشد، باز هم نشان داده فاکتور آنلاین می‌تواند کل فرایند را خیلی سریع‌تر و راحت‌تر پیش ببرد.

همچنین رسید پرداخت آنلاین می‌تواند برای کسانی که بودجه‌بندی می‌کنند و می‌خواهند بر تراکنش‌های ورودی و خروجی (دخل و خرج) خود نظارت دقیق‌تری داشته باشند خیلی مفید باشد. زیرا هم نشان می‌دهد در چه بخشی چقدر هزینه کرده‌اند و هم کمک می‌کند تا افراد عادت‌های خرج کردن خود را بهتر درک کنند. 

حتماً بخوانید: انواع روش‌های واریز وجه به حساب‌ مشتری

چگونه می‌توانید فاکتور آنلاین را ارائه/ دریافت کنید؟

با پیشرفت فناوری، روش‌های ارائه فاکتور نیز تنوع بیشتری پیدا کرده‌اند. در این بخش تمام راه‌های ممکن که یک کسب و کار می‌تواند از طریق آنها برای خریدار فاکتور صادر کند را یکی‌یکی بررسی می‌کنیم.

فاکتور کاغذی

اولین و ساده‌ترین نوع فاکتور، همان فاکتور کاغذی است. نسخه‌های کاغذی روش اصلی ارائه رسیدهای پرداخت در بیشتر قرن بیستم بوده‌است. در ابتدا، اکثر رسیدهای پرداخت دست‌نویس بودند. سپس این امر به استفاده از سررسید تبدیل شد. دفترچه سررسید شامل الگوهای فاکتور بود که با دست پر می‌شد.

در مدل‌های امروزی کسب و کار، مثلاً فروشگاه‌های زنجیره‌ای یا حتی بسیاری از فروشگاه‌های خرده‌فروشی شخصی، مشتری فاکتور خود را به صورت یک برگه (معمولاً دراز) از صندوق فروشگاه دریافت می‌کند.

فاکتور دیجیتالی

به لطف فناوری و توسعه تجارت الکترونیک، فاکتور دیجیتالی به طور خودکار پس از هر معامله‌ی آنلاین و تراکنش اینترنتی تولید و ارائه می‌شود. حتماً شما هم تا کنون این تجربه را داشته‌اید که پس از تکمیل یک تراکنش آنلاین، فاکتور آن روی صفحه برای شما نشان داده شده است. در بسیاری از موارد، همزمان با آن، یک پیامک هم برای شما فرستاده می‌شود که نه تنها دربردارنده اطلاعات پرداخت و سایر اطلاعات موجود در فاکتور آنلاین شما است، بلکه یک کد پیگیری و دستوالعمل‌هایی برای استفاده از خدمات پس از فروش یا تعویض محصول را نیز شامل می‌شود.

برخی از کسب و کارها حتی از این نیز فراتر می‌روند و علاوه بر نمایش فاکتور آنلاین روی صفحه و فرستادن پیامک، فاکتور آنلاین را به ایمیل شما نیز ارسال می‌کنند. 

دریافت فاکتور آنلاین از طریق ایمیل، مطمئن‌ترین و محبوب‌ترین روش در این زمینه است. زیرا نه تنها تمام اطلاعات خرید را در بر می‌گیرد، بلکه هم می‌تواند به عنوان سابقه در یک محل امن باقی بماند و هم این امکان را به شما می‌دهد که به سادگی آن را چاپ کنید و اگر نیاز بود، آن را به عنوان فاکتور کاغذی ارائه دهید.

فاکتور آنلاین پایدارتر است، ذخیره‌سازی آن آسان‌تر است، هرگاه نیاز بود می‌تواند به سادگی تبدیل به فاکتور کاغذی شود، و می‌تواند به عنوان یک راهکار فروش منحصر به فرد (USP) در همه صنایع و کسب و کارها استفاده شود.

چگونه می‌توانید یک فاکتور آنلاین ایجاد کنید؟

فاکتور آنلاین را می‌توان با نرم‌افزارهایی مانند گوگل شیت (Google Sheets)، گوگل داکس (Google Docs)، مایکروسافت وُرد (Microsoft Word)، مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel)، صفحات اپل (Apple Pages) و یا سایر نرم‌افزارها یا اپلیکیشن‌های مخصوص صورتحساب ایجاد کرد.

بسیاری از شرکت‌ها برای آسان‌تر کردن فرایند ارائه فاکتور، به نرم‌افزارهای سازنده فاکتور روی می‌آورند. استفاده از این فناوری، ذخیره، مرتب‌سازی و دسترسی به فاکتورهای قدیمی را آسان می‌کند.

همچنین نرم‌افزار ساخت فاکتور به ایجاد فاکتورها و سایر اسناد حسابداری متناسب با نیازهای کسب و کار شما کمک می‌کند.

الگوی فاکتور آنلاین باید شامل چه جزئیاتی باشد؟

جزئیات فاکتورهای آنلاین با هم متفاوت است و واقعاً به این بستگی دارد که از جانب چه شرکتی، برای چه محصول یا خدماتی و از چه طریقی (پیامک، ایمیل و…) صادر شده باشد. با این حال، برخی از جزئیات ضروری است و همیشه باید در فاکتور وجود داشته باشد.

• نام/ نشان تجاری (لوگو) کسب و کار
• عنوان دقیق سند (فاکتور فروش آنلاین، رسید پرداخت آنلاین و…)
• شماره فاکتور اصلی
• روش پرداخت مورد استفاده (نقدی، کارتی، آنلاین…)
• کل مبلغ خرید
• وضعیت تأیید تراکنش، اعم از اینکه پرداخت تأیید شده یا رد شده است.
• هر گونه مالیات فروش قابل اجرا
• جزئیات خرید
• تاریخ خرید
• هر مبلغ باقی‌مانده سررسید

اگر رسید پرداخت به فاکتور خاصی پیوست شده باشد، شماره فاکتور باید روی رسید درج شود. اگر فاکتور مربوطه به طور کامل پرداخت شده باشد، این موضوع نیز باید به وضوح قید شود تا از هرگونه سردرگمی جلوگیری شود.

آیا عدم ارائه فاکتور آنلاین جرم است؟

اگر در فرایند خرید اینترنتی، فاکتور آنلاین تولید و ارائه نگردد جرم نیست. اما پاسخ به این سؤال که آیا صدور فاکتور آنلاین الزامی است، بستگی دارد به کشوری که مصرف‌کننده در آن زندگی می‌کند، و همچنین به قوانین تجارت الکترونیک در آن کشور. حتی ممکن است در سطح کشور، قوانین بین صنایع و کسب و کارهای گوناگون متفاوت باشد.

در بیشتر کشورهای توسعه یافته، ارائه فاکتور مستقیماً پس از پرداخت توصیه می‌شود. اگر مشتری درخواست فاکتور کند، امری عادی است و فروشنده متعهد است به درخواست او پاسخ مناسب دهد.

یک قانون استاندارد جهانی درباره ارائه فاکتور آنلاین وجود ندارد. این شما هستید که باید به‌ عنوان صاحب کسب‌ و کار یا مشتری، قوانین تجارت الکترونیک کشورها و یا قوانین صنف مربوطه در مورد صدور فاکتور آنلاین را بررسی کنید.

فاکتور آنلاین چه تفاوتی با رسید پرداخت آنلاین دارد؟

در مقدمه اشاره کردیم که فاکتور آنلاین و رسید پرداخت آنلاین یکی هستند. این موضوع را به این دلیل مطرح کردیم که این دو سند بسیار به هم شبیه هستند و احتمال این که با یکدیگر اشتباه گرفته شوند خیلی زیاد است. اما اکنون که فاکتور آنلاین را شناخته‌اید و جزئیات آن را می‌دانید باید بین فاکتور آنلاین و رسید پرداخت آنلاین تمایز اندکی قائل شویم. کافیست مرز ظریف بین این دو نوع سند را بشناسید تا دیگر آنها را با هم اشتباه نگیرید.

درست مانند فاکتور آنلاین، رسید پرداخت نیز نقش مهمی در فرایند فروش دارد. فاکتور آنلاین هم می‌تواند قبل از تکمیل پرداخت صادر شود (که در اصطلاح بازار به آن پیش فاکتور می‌گویند) تا خریدار نگاه شفاف‌تر و دقیق‌تری به سبد خرید خود داشته باشد، و هم بعد از تکمیل خرید ارائه می شود که «فاکتور نهایی» نام دارد. در کنار فاکتور نهایی، سند دیگری نیز به خریدار تحویل داده می‌شود که نشان‌دهنده تأیید و تکمیل تراکنش است. این سند دوم، در واقع همان رسید پرداخت است که فقط تأیید می‌کند بابت معامله‌ای، پولی جابجا شده است. البته بعضی از جزئیات مربوط به فاکتور، مثل عنوان کسب و کار، تاریخ تراکنش، مبلغ تراکنش و… باید در رسید پرداخت نیز وجود داشته باشند. عدم صدور فاکتور به منزله عدم ارائه رسید پرداخت نیست. منظور این است که اگر فاکتور ارائه نشود، بدان معنا نیست که رسید پرداخت نیز نباید صادر شود. رسید پرداخت سندی است که حتماً باید بعد از تراکنش تحویل مشتری شود.

با وجود شباهت‌های نسبتاً گیج‌کننده، رسید پرداخت از چند جهت کلیدی با فاکتور فروش متفاوت است که درک آن برای کسب‌ و کارها اهمیت دارد.

رسید پرداخت: ایجاد شده برای ارائه گواهی پرداخت به مشتری. رسید پرداخت یک سند ساده است که مبلغ دریافتی از سوی فروشنده را مشخص می‌کند. این سند گواهی می‌کند که مبلغ معامله دریافت و اصول اولیه فروش رعایت شده است.

فاکتور فروش: ساختارمندتر است. فقط پس از کامل شدن فرایند پرداخت، از طریق یک (یا چند) روش از روش‌هایی که در بالا توضیح دادیم ایجاد می‌شود. فاکتور فروش اغلب شامل اطلاعاتی در مورد روش پرداخت و همچنین تاریخ و میزان پرداخت است. فاکتور آنلاین معمولاً در جزئیات، از رسید پرداخت مشخص‌تر عمل می‌کند و شامل اطلاعاتی همچون مالیات بر ارزش افزوده می‌شود. همانطور که اشاره شد، برخی از کسب و کارها می‌توانند در موارد بازگشت یا تعویض محصول، فاکتور صادرشده را درخواست کنند.

معمولاً همیشه توصیه می‌شود که هنگام خرید کالا و خدمات، فاکتور (آنلاین/ کاغذی) و رسید پرداخت صادر شود، حتی اگر فروشنده سیاست بازپرداخت، شرایط گارانتی یا شرایط مبادله‌ای خاص برای خط‌مشی محصول یا خدمات خود مشخص نکرده باشد.

کسب و کارها می‌توانند به راحتی فاکتور آنلاین یا کاغذی ایجاد کنند. اما با توجه به فراگیرتر شدن صنعت در حال گسترش تجارت الکترونیک، و آسانی طراحی و ساخت فاکتور دیجیتالی، رفتن به سمت فاکتور دیجیتالی نه تنها تصمیمی بخردانه، بلکه در آینده‌ای بسیار نزدیک، حیاتی به نظر می‌رسد.