پایانه فروش، یا سیستم پوز (POS)، جایی است که شما مشتریان را دعوت به خرید می‌کنید. وقتی مشتری‌های شما به صورت آنلاین در فروشگاه شما و بین محصولاتتان به جستجو می‌پردازند، به پیشخوان فروشگاه شما مراجعه می‌کنند یا کالایی را از بین قفسه‌های شما انتخاب می‌نمایند، در پایانه فروش شما قرار دارند.
سیستم پایانه فروش شما سخت افزار و نرم افزاری است که کسب و کار شما را قادر می‌سازد فرایند فروش را اجرا کنید. آیا شما هم به چگونگی پایانه فروش خود فکر می‌کنید؟ این مقاله بررسی کوتاهی است که به شما در راه‌اندازی و تنظیم پایانه فروش کمک می‌کند. انتخاب و راه‌اندازی پایانه فروش ارتباطی به نوع کسب و کار ندارد. شما در هر کسب و کاری که باشید می‌توانید با استفاده از اصول و مفاهیم بیان شده در این مقاله، پایانه فروش کسب و کار خود را راه اندازی کنید.
پایانه فروش در کسب و کارهای کوچک چگونه کار می‌کند؟
یک سیستم پایانه فروش به شما به عنوان صاحب کسب و کار اجازه می‌دهد تا پرداخت‌های مشتریان را بپذیرید و فروش را پیگیری کنید. هرچند این موضوع به اندازه کافی ساده به نظر می‌رسد، اما تنظیمات پایانه فروش، بسته به این که آیا فروشگاه شما آنلاین است یا فیزیکی یا هر دو، می‌تواند به روش‌های مختلفی انجام شود.
در گذشته، پایانه فروش به صندوق‌های فروشگاهی که پول نقد را از مشتری دریافت و در آن ذخیره می‌کردند اتلاق می‌شد. امروزه سیستم‌های پایانه فروش نوین کاملاً دیجیتالی هستند. به این معنی که می‌توانید در هر کجا که هستید به مشتری دسترسی داشته باشید. تنها چیزی که نیاز دارید یک برنامه پایانه فروش و یک دستگاه (سخت افزاری) مجهز به اینترنت مانند تبلت یا تلفن است.
پایانه فروش چگونه عمل می‌کند؟
یک سیستم پایانه فروش معمولاً بر اساس مراحل زیر کار می‌کند:
۱. یک مشتری تصمیم می‌گیرد محصول یا خدمات شما را بخرد. اگر فروشگاه فیزیکی دارید، ممکن است با یکی از کارمندان فروش تماس بگیرند. آن کارمند می‌تواند از اسکنر بارکد برای جستجوی قیمت کالا استفاده کند. برخی از سیستم‌های پایانه فروش نیز به شما امکان می‌دهند بارکد یا کد QR را با دوربین دستگاه خود اسکن کنید. اگر کسب و کار شما آنلاین است، این مرحله برای شما زمانی اتفاق می‌افتد که مشتری افزودن اقلام به سبد خرید خود را تمام و روی دکمه پرداخت کلیک می‌کند.
۲. سیستم پایانه فروش شما قیمت کالا را با احتساب مالیات بر فروش محاسبه می‌کند. سپس سیستم تعداد موجودی را به روز می‌کند تا نشان دهد که کالا فروخته شده است.
۳. مشتری پرداخت را انجام می‌دهد. برای تکمیل خرید، مشتری شما باید از کارت اعتباری، کارت نقدی، امتیازات وفاداری، کارت هدیه یا پول نقد خود برای انجام پرداخت استفاده کند. بسته به نوع پرداختی که مشتری انتخاب می‌کند، بانک او باید تراکنش را تأیید کند.
۴. معامله در پایانه فروش نهایی شده است. این لحظه‌ای است که شما به طور رسمی یک فروش را کامل می‌کنید. پرداخت انجام می‌شود، رسید دیجیتال یا چاپی صادر می‌گردد و فروشگاه شما اقلامی را که مشتری خریده است برای او ارسال می‌کند یا تحویل می‌دهد.
یک سیستم پایانه فروش معمولاً شامل کدام انواع سخت افزار و نرم افزار است؟
هر پایانه فروش باید از یک نرم افزار پایانه فروش استفاده کند، اما همه کسب و کارها به سخت افزار پایانه فروش نیاز ندارند. اگر صاحب یک فروشگاه آنلاین هستید، تمام فروش شما در وب سایت فروشگاهتان اتفاق میفتد. بنابراین نیازی هم به سخت افزار پایانه فروش ندارید تا به شما در پذیرش پرداخت کمک کند. اما اگر یک فروشگاه فیزیکی مثل یک کافه دارید، ممکن است نیاز به ثبت نام و دریافت دستگاه کارت‌خوان داشته باشید. اگر از کامیون حمل غذا استفاده می‌کنید، یک تلفن یا تبلت می‌تواند تمام چیزی باشد که برای پردازش سفارشات نیاز دارید.
انواع متداول سخت افزار پایانه فروش
سخت افزار پایانه فروش به شما امکان می‌دهد پرداخت مشتری‌ها را بپذیرید. اگر یک سیستم پایانه فروشگاهی جدید دریافت می‌کنید، باید مطمئن شوید که تمام گزینه‌های پرداخت، از جمله پول نقد، کارت‌های اعتباری (مخصوصاً کارت‌های چیپ) و پرداخت‌های موبایلی را می‌پذیرد. سیستم پایانه فروش شما باید قابلیت صدور و چاپ رسید را داشته باشد، پول نقد را در کشوهای پول ذخیره کند و بارکدها را اسکن کند.
اگر در حال ارزیابی برای راه‌اندازی یک سیستم پایانه فروش برای کسب و کار خود هستید، این فهرست سخت‌افزار می‌تواند ذهنیت اولیه خوبی برای شروع به شما بدهد.
صندوق: صندوق به شما کمک می‌کند تراکنش مشتری را محاسبه و پردازش کنید.
یک دستگاه قابل اتصال، مانند آی پد یا تبلت: یک دستگاه قابل حمل می‌تواند جایگزین خوبی برای مانیتور باشد. تبلت‌ها را می‌توان با یک پایه نگه داشت. قابلیت‌های تبلت به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا به راحتی ساعت‌های ورود و خروج خود را ثبت کنند.
دستگاه کارت‌خوان: دستگاه کارت‌خوان به مشتریان شما امکان می‌دهد هنگام حضور در فروشگاه، به طور ایمن با کارت نقدی هزینه خرید خود را پرداخت کنند.
کشوی نقدی: حتی اگر پرداخت‌های بدون تماس را بپذیرید، ممکن است همچنان به مکانی امن برای نگهداری پول نقد خود نیاز داشته باشید. نرم افزار پایانه فروش که به کشوی پول متصل است می‌تواند با تشخیص دقیق زمان باز شدن کشو، امکان کلاهبرداری یا سرقت را به حداقل برساند.
چاپگر رسید: یک رسید کاغذی به مشتریان نشان می‌دهد که دقیقاً چه چیزی را خریداری کرده‌اند، چه زمانی آن را خریداری کرده اند و چقدر پرداخت کرده‌اند.
اسکنر بارکد: اسکنر بارکد جزئیات یک محصول را می‌خواند و قیمت آن را در فهرست خرید مشتری ثبت می‌کند. همچنین می‌تواند راهی سریع برای بررسی مجدد قیمت، موجودی انبار و سایر جزئیات مهم دیگر باشد.
ویژگی‌های رایج نرم افزار پایانه فروش
نرم افزار پایانه فروش مرکز فرماندهی بخش فروش کسب و کار شماست. نرم افزار پایانه فروش در یک سطح پایه، به شما امکان می‌دهد اقلام را در انبار خود پیدا کنید و فروش را افزایش دهید. راه حل‌های قوی‌تر پایانه فروش نیز دارای ابزارهای مفیدی مانند گزارش فروش، نرم افزار تعامل با مشتری، مدیریت موجودی و غیره هستند. سیستم‌های نرم افزاری پایانه فروش همچنین از مسیریابی وجوه به حساب بانکی شما پس از هر فروش پشتیبانی می‌کنند.
معمولاً هر سرویس دهنده یا شرکتی نرم افزارهای پایانه فروش با شرایط و ویژگی‌های اختصاصی سازی شده را طراحی می‌کند و تحویل می‌دهد. اما بسیاری از این سیستم‌ها ویژگی‌های مشترکی با هم دارند که در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم.
فرایند پرداخت
فرایند پردازش عملیات پرداخت یکی از وظایف اصلی یک سیستم پایانه فروش است. هر بار که مشتری کالایی را خریداری می‌کند، سیستم پایانه فروش شما تراکنش را پردازش می‌کند. انواع مختلفی از روش‌های پرداخت وجود دارد که یک سیستم پایانه فروش ممکن است بپذیرد:
- پول نقد
- پرداخت آنلاین از طریق سایت یا پلتفرم‌های تجارت الکترونیک
- کارت‌های اعتباری Magstripe، که کارت‌هایی هستند که با انگشت روی آنها می‌کشید.
- کارت‌های چیپ که کارت‌های اعتباری با تراشه تعبیه شده هستند
- پرداخت‌های بدون تماس، که ممکن است شامل کارت بدون تماس باشد، که مشتریان روی آن ضربه می‌زنند، و یا کیف پول تلفن همراه (مانند Google Pay یا Apple Pay)
- تراکنش بدون کارت، زمانی امکان‌پذیر خواهد بود که نه مشتری و نه کارت اعتباری او در پایانه فروش حضور ندارند. بنابراین باید اطلاعات کارت اعتباری او را به صورت دستی وارد کنید. همچنین این روش پرداخت زمانی کاربرد دارد که مشتریان هنگام خرید آنلاین، جزئیات پرداخت خود را وارد می‌کنند.
توجه داشته باشید که بسیاری از این فناوری‌ها هنوز در کشور ایجاد نشده‌اند اما روند رو به پیشرفت صنعت پرداخت و حضور استارت‌آپ‌های فعال در این عرصه، نشان می‌دهد که در آینده نزدیک سرویس‌ها و خدمات مشابه در این حوزه معرفی شده و به بهره برداری خواهد رسید.
مدیریت موجودی
نرم افزار مدیریت موجودی به شما این امکان را می‌دهد که تمامی محصولات خود را بررسی کنید. برخی از نرم‌افزارهای موجودی به طور خودکار می‌توانند با داده‌های فروش شما ارتباط برقرار کنند و زمانی که یک کالا رو به اتمام است به شما اطلاع دهند.
گزارش‌های پایانه فروش
گزارش‌های پایانه فروش به شما این امکان را می‌دهند که مروری سریع بر میزان فروش و درآمدتان داشته باشید. با گزارش‌های شفاف، می‌توانید فروش خود را ارتقا دهید و تصمیمات تجاری بهتری بگیرید.
مدیریت کارکنان
نرم افزار مدیریت کارکنان این قابلیت را دارد که شما را نسبت به ساعات کاری کارکنانتان، و نیز چگونگی کار کردن آنها، آگاه کند. تیم کاری شما همچنین می‌تواند از آن برای ثبت زمان ورود و خروج استفاده کند. برخی از انواع نرم‌افزارهای مدیریت کارکنان می‌توانند مجوزهایی را اعطا کنند تا کارمندان بتوانند به وظایف خاصی دسترسی داشته باشند.
مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
یک ابزار CRM که به نرم افزار پایانه فروش متصل شده است به شما امکان می‌دهد ببینید مشتریان شما چه چیزی را خریده‌اند و چه زمانی آن را خریداری کرده‌اند. این اطلاعات به شما کمک می‌کند ارتباطات، بازاریابی و خدمات مشتری را شخصی سازی کنید.
رسیدها
رسیدها پردازش عملیات بازپرداخت را آسان‌تر می‌کنند. آنها به صورت یک دنباله دیجیتال یا کاغذی به کالای خریداری شده وصل هستند. همچنین رسیدها می‌توانند کسب و کار شما را پر زرق و برق‌تر جلوه دهند.
پشتیبانی انعام
برای کارمندان رستوران‌ها و ارائه کنندگان خدمات، انعام می‌تواند بخش بزرگی از دریافت حقوق باشد. راه‌حل‌های پایانه فروش که به مشتریان اجازه می‌دهد در فرایند پرداخت، انعام دیجیتال اضافه کنند، احتمال انعام دادن را بیشتر می‌کنند.
در این مقاله سیستم‌های پایانه فروش را توضیح دادیم و نحوه عملکرد آنها را بیان کردیم. همچنین ملزومات سخت افزاری و نرم افزاری این سیستم‌ها را بررسی کردیم. اکنون که درک بهتری از سیستم‌های پایانه فروش دارید، آماده‌اید تا پایانه فروش مناسب را برای کسب و کار خود راه اندازی نمایید. فراموش نکنید که مکان و نوع کسب و کار شما هر کجا و هر چه باشد، یک پایانه فروش از تجهیزات اساسی بخش فروش شما است.